Reunião de condomínio: Passos essenciais

Quando se vive num apartamento, é comum ter que se lidar com uma reunião de condomínio. Se esta estiver bem planeada, com uma agenda de trabalhos bem estabelecida e uma boa empresa de suporte, estas alturas são absolutamente essenciais para o bom funcionamento das habitações e logísticas associadas.

Reunião de condomínio: Definição
Também denominada por assembleia de condóminos, esta reunião é um encontro entre todos os condóminos. O propósito é discutirem e decidirem diversas questões referentes com o empreendimento em que vivem e que sejam do interesse comum para todos.

Neste encontro são convidados a participar o administrador da mesma, todos os condóminos ou os seus representantes legais.

O próprio Código Civil da Lei Portuguesa determina este ato, mais precisamente no artigo 1431º, no decreto Lei 47344, onde se estipula a periodicidade destas reuniões:

1.  A assembleia reúne-se na primeira quinzena de janeiro, mediante convocação do administrador, para discussão e aprovação das contas respeitantes ao último ano e aprovação do orçamento das despesas a efetuar durante o ano;
2. A assembleia também reunirá quando for convocada pelo administrador, ou por condóminos que representem, pelo menos, 25% do capital investido;
3. Os condóminos podem fazer-se representar por procurador.

Por outras palavras, além da reunião obrigatória nos primeiros 15 dias de janeiro, o administrador ou condómino que retrata 25% do valor prédio podem pedir a convocação de uma reunião de condomínio. Esta primeira reunião terá como intuito a apreciação das contas do ano transato e a aprovação do orçamento para o ano vigente.

Convocatória da reunião de condomínio
Também o artigo 1432º do Código Civil, é claro neste domínio:

1. A assembleia é convocada por meio de carta registada, enviada com 10 dias de antecedência, ou mediante aviso convocatório feito com a mesma antecedência, desde que haja recibo de receção assinado pelos condóminos;
2. A convocatória deve indicar o dia, hora, local e ordem de trabalhos da reunião e informar sobre os assuntos cujas deliberações só podem ser aprovadas por unanimidade dos votos.

A convocatória para reunião de condomínio apresenta diversos aspetos. Relativamente ao condomínio o assunto raramente é simples.

A primeira reunião de condomínio pode ser convocada por qualquer condómino e é nessa reunião que se elege um administrador do condomínio. A partir daí, entre as diversas funções a desempenhar, está a de convocar a assembleia de condóminos a reuniões.

Para lá desta primeira reunião e das funções do administrador, podem ainda ser convocadas reuniões extraordinárias por condóminos que retratam pelo menos 25% do valor do prédio, sempre que estes entendam que um assunto deva ser discutido.

Tomada de decisão
É ainda o mesmo artigo do código civil que legisla quanto à tomada de decisão numa reunião de condomínio:

• As deliberações são tomadas, salvo disposição especial, por maioria dos votos representativos do capital investido;
• Se não comparecer o número de condóminos suficiente para se obter vencimento e na convocatória não tiver sido desde logo fixada outra data, considera-se convocada nova reunião para uma semana depois, na mesma hora e local, podendo neste caso a assembleia deliberar por maioria de votos dos condóminos presentes, desde que estes representem, pelo menos, um quarto do valor total do prédio;
• As deliberações que careçam de ser aprovadas por unanimidade dos votos podem ser aprovadas por unanimidade dos condóminos presentes desde que estes representem, pelo menos, dois terços do capital investido, sob condição de aprovação da deliberação pelos condóminos ausentes, nos termos dos números seguintes;
• As deliberações têm de ser comunicadas a todos os condóminos ausentes, por carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias;
• Os condóminos têm 90 dias após a receção da carta referida no número anterior para comunicar, por escrito, à assembleia de condóminos o seu assentimento ou a sua discordância;
• O silêncio dos condóminos deve ser considerado como aprovação da deliberação comunicada nos termos do nº 6;
• Os condóminos não residentes devem comunicar, por escrito, ao administrador o seu domicílio ou o do seu representante.

Agenda da reunião
Para que não se percam no meio de discussões e temas, é preciso que haja uma agenda geralmente determinada pelo administrador do condomínio. Que assuntos vão ser discutidos e por que ordem? Para cada assunto devem estar estabelecidos objetivos claros e concretos.

Deliberação
Após constituída a assembleia, e exceto em situações especiais onde a deliberação implica um número superior de consenso, é preciso a maioria absoluta dos votos para que possa deliberar.

Realizada a reunião e tomadas as decisões, as mesmas devem ser comunicadas a todos os condóminos ausentes por carta registada com aviso de receção, no prazo de 30 dias, que têm, no que lhe concerne, 90 dias após a receção da carta, para comunicar a sua concordância ou não relativa às decisões, sendo que a ausência de resposta pressupõe a aceitação das medidas determinadas.

Reuniões de condomínio anuladas
É possível anular reuniões de condomínio, nomeadamente as que não cumpram os requisitos, tal como outros legalmente preconizados.

É possível pedir uma assembleia extraordinária para anulação das deliberações, no prazo de 20 dias seguidos a contar desde o dia da deliberação (condóminos presentes), ou da sua comunicação (condóminos ausentes).

Não conseguir comparecer na reunião 
Caso não possa estar presente na assembleia de condomínio, qualquer um dos proprietários da fração o pode fazer. Mediante essa impossibilidade, é ainda possível realizar uma procuração para representação em assembleia de condomínio para se fazer representar por outra pessoa. É o próprio Código Civil que o estipula.

A procuração para representação em assembleia de condomínio deve ser um documento escrito, no qual está o procurador nomeado, e no qual se explicitam os poderes que são conferidos ao mesmo. O procurador pode ser qualquer pessoa que entenda a natureza do que lhe é exigido incluindo, por exemplo, o administrador de condomínio.

Na assembleia, o procurador age em nome do representado manifestando-se de acordo com as instruções do mesmo, agindo em nome dos seus interesses.

O procurador deve ser uma pessoa da sua confiança, visto estar a representá-lo e mesmo assim deve ter cuidado com os poderes que está a passar! Existem na internet modelos da procuração que pode utilizar, nos quais basta preencher os espaços em branco, para quando tiver que ser representado na assembleia de condomínio.

Regra geral, a procuração para representação em assembleia de condomínio serve apenas para a assembleia que lhe serve de base, e depois dessa fica inválida. Se necessário, pode passar uma procuração que abranja também assembleias futuras.

Além disso, a mesma pessoa pode representar mais do que um condómino, desde que o faça de forma imparcial.

Eleição do administrador de condomínio
O administrador é a figura executiva do condomínio e compete-lhe agir quando as partes comuns estão em risco. Nem sempre é fácil encontrar quem aceite esta função de bom grado, pelo que é possível eleger mais do que um administrador, repartindo assim as tarefas.

Existem quatro formas de escolher um novo administrador:

• Eleição – a forma mais comum e que a lei prevê por defeito e por um mandato anual, renovável;
• Nomeação sucessiva – como nem sempre há candidatos, é frequente “distribuir o mal pelas aldeias”, neste caso pelas frações do apartamento;
• Pagar pela administração – é cada vez mais comum ver administradores externos, ou seja de empresas especialistas na gestão de condomínio, sendo o seu ordenado pago por todos os moradores;
• Nomeação pelo tribunal – sim, sabia que qualquer condómino pode pedir ao tribunal para nomear o administrador? Enquanto isso, as funções são desempenhadas a título provisório pelo proprietário com maior permilagem.

Enquanto não é eleito o seu sucessor, o antigo administrador mantém-se em funções.

Ata de reunião
De todas as reuniões de condomínio deve sair uma ata de reunião. Este procedimento consiste num documento onde fica registado o que se passou na Assembleia de Condomínio, tal como as ações tomadas pelo administrador, ou para servir de prova das deliberações da Assembleia perante entidades externas, como por exemplo bancos.

Este documento deve reter apenas informação relevante sobre a reunião, ou seja, sobre as deliberações e as tarefas atribuídas.

No cabeçalho do documento deve-se indicar o modelo de ata de reunião de condomínio, se é a nº 1 do condomínio, se documenta a aprovação de contas e orçamento ou se será uma reunião realizada em qualquer altura do ano.

A linguagem usada deve ser informal e concisa e sem utilização de adjetivos. Certifique-se que o texto responde às questões:

• O quê?
• Quem?
• Quando?

A ata deve ser redigida no livro usado para o efeito e deve ser colocada a seguir à última ata de reunião de condomínio que foi elaborada.

Além disso, deve ser assinada por todos os presentes na reunião e ter em conta as seguintes informações:

• Indicação do número de ordem da ata;
• Indicação do dia, mês, hora e local onde se realiza a reunião, por extenso;
• Indicação da ordem de trabalhos, conforme foi indicado na respetiva convocatória;
• Decisões tomadas e respetivas votações, caso ocorram;
• Tarefas atribuídas e prazos;
• Caso haja algum engano não se pode rasurar. Deve-se escrever a palavra “digo” e, depois, o que se pretendia registar;
• Identificar todos os presentes e ausentes na reunião.

Fonte: Super Casa